Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Printgineering – Inhaber: Vadim Leicht
Hercyniastr. 24, 75173 Pforzheim, Deutschland
E-Mail: info@gutachtai.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie – soweit eingeholt – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Hosting

Unsere Anwendung wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet (Serverstandort Deutschland). Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten (sog. Server-Logfiles), z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs sowie der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte Anmelde- oder Nachrichtenversuche) zählen wir Anfragen kurzzeitig je IP-Adresse bzw. Nutzerkonto; diese Zähler werden nur im Arbeitsspeicher gehalten und spätestens nach 24 Stunden verworfen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von GutachtAI ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (verschlüsselt als Hash gespeichert) sowie Zeitpunkte der Registrierung und Anmeldung. Die Authentifizierung und Datenbank betreiben wir über Supabase (Supabase Inc.), Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (Region eu-central-1). Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Inhaltsdaten (Sprachaufnahmen, Fotos, Befunde)

Kernfunktion von GutachtAI ist die Umwandlung von Sprachaufnahmen und Fotos in strukturierte Berichte (z. B. Mängelprotokolle, Zustandsberichte, Übergabeprotokolle, Schadengutachten, Beweissicherungen). Hierzu verarbeiten wir die von Ihnen erstellten Sprachaufnahmen, Fotos, Projekt- und Befunddaten sowie Ihre Profilangaben für den Briefkopf (Büroname, Anschrift, Logo). Fotos, Projekt-, Befund- und Profildaten werden in unserer Datenbank (Supabase, Frankfurt) gespeichert und ausschließlich zur Erbringung der Leistung verwendet. Sprachaufnahmen werden nicht dauerhaft gespeichert: Sie werden nur für die Dauer der Verarbeitung im Arbeitsspeicher gehalten, an den KI-Dienst übermittelt und danach verworfen; gespeichert wird allein der daraus erzeugte Text.

Terminkalender

Im Kalender (ab Professional) speichern wir die von Ihnen angelegten Termine mit Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort, Priorität, Notizen, optional verknüpftem Projekt sowie der E-Mail-Adresse der Person, die den Termin angelegt hat. Die Speicherung erfolgt in derselben Datenbank wie Ihre übrigen Inhaltsdaten (Supabase, Frankfurt am Main). Erinnerungen werden ausschließlich in Ihrem geöffneten Browser angezeigt; es erfolgt kein Versand an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termine werden mit Ihrem Konto gelöscht und sind im JSON-Backup enthalten.

KI-gestützte Verarbeitung

Zur Strukturierung der Sprachaufnahmen übermitteln wir die Audiodaten an einen externen KI-Dienstleister (Google Ireland Ltd. / Google LLC, „Gemini API"). Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Übermittelt werden ausschließlich die Sprachaufnahme sowie die gewählte Berichtsart; Fotos werden nicht an den KI-Dienst übermittelt. Die Audiodaten werden dort ausschließlich zur Erbringung der Strukturierungsleistung verarbeitet und gemäß den Nutzungsbedingungen der kostenpflichtigen Gemini-API nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hinweis zu KI-generierten Inhalten: Die vom Dienst erzeugten Texte sind automatisiert erstellte Entwürfe. Sie werden Ihnen zur fachlichen Prüfung und Bearbeitung vorgelegt; eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Hinweis für Nutzer (Gutachter) als eigene Verantwortliche

Soweit Sie als Nutzer personenbezogene Daten Dritter (z. B. Objektadressen, Angaben zu Eigentümern) in der Anwendung verarbeiten, sind Sie hierfür datenschutzrechtlich selbst verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter für Sie. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) stellen wir auf Anfrage an info@gutachtai.de bereit.

5a. Support-Chat

Über den Support-Bereich im Dashboard können Sie uns Nachrichten senden und optional Bilder anhängen. Nachrichten und Bilder werden in unserer Datenbank (Supabase, Frankfurt) gespeichert und ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet. Sie können Nachrichten in Ihrer Ansicht jederzeit löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Kostenpflichtige Abonnements werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; ggf. Stripe, Inc., USA). Stripe verarbeitet dabei Ihre Zahlungsdaten (z. B. Karteninformationen, Name, E-Mail, Rechnungsdaten) in eigener Verantwortung bzw. als Auftragsverarbeiter. Wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Für die Rechnungsstellung speichern wir die von Ihnen hinterlegte Rechnungsanschrift (Firma, Name, Adresse, ggf. USt-IdNr.) sowie die erstellten Rechnungen; diese unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG) und werden daher auch nach Löschung des Nutzerkontos aufbewahrt. Rechnungen werden Ihnen zusätzlich per E-Mail (Versand über Resend, EU-Server, siehe Abschnitt 10) als PDF zugestellt. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy.

7. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über die Mail-Infrastruktur der united-domains AG, Gautinger Str. 10, 82319 Starnberg, Deutschland. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Cookies und Local Storage

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Einträge im Local Storage Ihres Browsers, insbesondere zur Anmelde-Sitzung (Login-Token) und zum Merken von Anwendungseinstellungen. Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein und binden keine Dienste zu Werbezwecken ein. Schriftarten und Skriptbibliotheken werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden keine externen Font- oder CDN-Dienste (z. B. Google Fonts) eingebunden, die Ihre IP-Adresse an Dritte übermitteln würden. Aus diesem Grund verzichten wir auf ein Cookie-Banner.

9. Team-Funktion (Kanzlei)

Im Kanzlei-Abonnement kann der Kontoinhaber E-Mail-Adressen von Team-Mitgliedern hinterlegen, um ihnen Zugang zum gemeinsamen Arbeitsbereich zu gewähren. Die Verantwortung für die Berechtigung zur Angabe dieser E-Mail-Adressen liegt beim Kontoinhaber. Team-Mitglieder sehen Angaben zum Ersteller einzelner Befunde und Termine (E-Mail-Adresse) innerhalb des gemeinsamen Arbeitsbereichs; der Kalender wird im Team gemeinsam genutzt.

10. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zu Produkt-Neuerungen und Tipps zur Nutzung des Dienstes zuzusenden.

Double-Opt-In: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Klick auf diesen Link wird Ihre Adresse in den Verteiler aufgenommen. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig; sie ist keine Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes.

Widerruf: Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail oder über die Einstellungen in Ihrem Konto (Profil). Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Versanddienstleister: Für den Versand nutzen wir Resend (Resend, Inc.). Der Versand erfolgt über Server in der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer: Ihre E-Mail-Adresse wird gespeichert, solange das Newsletter-Abonnement besteht. Nach Abmeldung speichern wir die Adresse und den Abmeldezeitpunkt, um Ihren Widerspruch dokumentieren und künftige Zusendungen verhindern zu können.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten, solange Ihr Nutzerkonto besteht bzw. solange dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist. Auf Wunsch löschen wir Ihr Konto samt Inhaltsdaten; wenden Sie sich hierzu an info@gutachtai.de. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungsdaten) bleiben unberührt.

12. Ihre Rechte

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

13. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a. strikte Trennung der Kundendaten auf dem Server, Zugriffsbeschränkungen in der Datenbank sowie eine automatische Abmeldung nach 30 Minuten Inaktivität.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026